Umgang mit dem Messebesuchsbericht

Autorin: Barbara Harbecke

Der Besuchsbericht auf Messen ist das ultimative Instrument zur Dokumentation der Gespräche am Stand. Er dient natürlich in erster Linie dem Aussteller als Erinnerung und Gedächtnisstütze für die Gesprächsinhalte, um die es vor Ort ging. Er dient aber auch den Besuchern. Denn die dürfen erleben, dass es nicht nur völlig beliebig und unverbindlich ist, miteinander zu sprechen.

Wollen die Besucher das auch? Eine gute Frage, denn wenn sie es nicht wollten, wäre es ja egal, ob sie auf die Messe gehen oder nicht. Und für mich ist es unvorstellbar, dass ein Messebesucher aus Gründen des Zeitvertreibs auf Messen unterwegs ist.
Der AUMA hat durch eine Besucherbefragung herausgefunden, dass Messebesucher sich vor allem eines wünschen: das zu bekommen, was ihnen in Aussicht gestellt wurde. Einfach, oder?

Wie aber soll man nach einer Messe als Aussteller etwas weiterleiten, wenn es nicht notiert wurde? Daher gilt der Besuchsbericht als unverzichtbar. Nur wenn es so ganz und gar kein Interesse an neuen Kontakten, Geschäften oder der – nicht besonders beliebten- Messenacharbeit gibt, kann man darauf verzichten. Aber wer kann das schon? Und warum geht man dann auf Messen?
Es gibt dann noch eine weiteres wichtiges Thema: wann wird er zur Hand genommen? Im Beisein der Besucher? Nach dem Gespräch? Abends, wenn alles vorbei ist und endlich Ruhe einkehrt? Je größer der zeitliche Abstand, umso größer der Verlust. Daher sofort und im Beisein der Besucher. Die Unsicherheit an dieser Stelle entsteht nicht bei den Besuchern, sondern beim Aussteller. Es geht um Verbindlichkeit und den eigenen Umgang damit. Sobald deutlich wird, dass ein weiterer Kontakt sinnvoll oder notwendig ist, kommt der Berichtsbogen in Einsatz. Das Signal ist: unser Gespräch ist so wichtig, dass es eine Notiz verdient.
Nehmen Sie die Gespräche so wichtig, wie sie sind.

Welche Informationen sind denn nun wichtig?
Eigentlich nur drei:
Geschäftsdaten, Thema und Verabredung.
Auch das ist ganz einfach. Natürlich gibt es endlos viele weitere sehr nützliche Informationen, aber dafür wird auch sehr viel Zeit und Raum benötigt. Die häufig gar nicht vorhanden sind. Also zählt der Mut zum Wesentlichen.
Nur die interne Organisation sollte auch dabei sein. Wie in dem Beispiel zur K in Düsseldorf im Oktober 2010.